Cómo cumplir con tus tareas laborales y no morir en el intento en tiempos de teletrabajo

Nuestra costumbre digital de saltar de una actividad a otra para leer tan pronto un mail, como a los pocos segundos un meme o audio de WhatsApp o consultar la última alerta informativa tiene un impacto en nuestra productividad. Esta forma de operar unida a las constantes interrupciones por llamadas telefónicas profesionales y personales y por otros estímulos físicos de nuestro entorno hace que vayamos más lentos y que necesitemos hacer un mayor esfuerzo para concentrarnos algo que genera más estrés y cansancio. Aunque nos demos cuenta es difícil parar. Y es que a nuestro cerebro le gustan las novedades. Solo con una buena organización del trabajo y centrándonos en cada tarea, cumpliremos los objetivos sin dejarnos la piel en el intento.

Saltar de una tarea a otra, tener múltiples ventanas digitales abiertas en nuestro ordenador, estar pendientes del teléfono, son “vicios” que ha traído el teletrabajo a nuestras vidas laborales. Se conoce como el “Síndrome de las ventanas abiertas” y ojo: disminuye nuestra productividad y nos agota.

El “síndrome de las ventanas abiertas” no se refiere a tener mucha información operativa cuando nos encomiendan una tarea, es normal que en tu ordenador tengas varias ventanas de exploración activas. El problema viene cuando esas ventanas digitales se refieren a distintas tareas, el teléfono al lado porque el jefe llama para encargarte temas diferentes, la familia interrumpe… es decir, cuando tenemos la atención dispersa. Esto influye en los resultados, en la productividad, y sobre todo influye en la consecución de los objetivos y además genera un cansancio extenuante. El teletrabajo ha cambiado la forma de operar en las compañías, pero nos hemos enfrentado a esta novedad sin estar preparados. Obliga pues, a un aprendizaje tanto por parte de las empresas como de los propios trabajadores.

“La atención es un recurso escaso, que hay que cuidar-nos explica el profesor de los estudios de economía y empresa de la Universidad Oberta de Cataluña- y cuando hacemos esta multitarea nos dispersamos”. El profesor nos explica que la hacemos por dos razones: la primera que al cerebro le encanta pasar de un tema a otro, “genera mucha dopamina y nos hace sentirnos muy bien , y esto le encanta a nuestro cerebro, da placer a nuestro cerebro cognitivo” la segunda, nuestra propia autoestima , porque “ creemos que potenciamos más nuestro rendimiento y en este sentido nuestro ego se siente importante”

Perno nada más lejos de la realidad, señala el profesor. Cuando nos paramos a analizar y a pensar un poquito “en la productividad que hemos generado con la atención dispersa, realmente nos damos cuenta de que esa no es realmente la manera mejor sobre todo para sacar sobre todo tareas importantes”.

Además de la frustración por no haber sido capaces de terminar, o de finalizar con acierto las tareas encomendadas, esta forma de funcionar en el trabajo nos provoca una carga mental que acaba agotándonos “es muy normal que acabemos exhaustos”, también que vayamos más lentos. “Por eso, aconseja el profesor “es interesante parar de vez en cuando y revisar que hábitos estamos generando”.

La atención provoca esa carga mental, ese agotramiento, y si no cuidamos como estamos trabajando es muy normal que acabemos exhaustos y lo peor, sin haber conseguido aquello que queríamos hacer. La multurarea nos hace ir mucho más lentos, disminuye la productividad y la calidad, y aumenta este cansancio y esta carga mental. Es interesante parar de vez en cuando y revisar que hábitos estamos generando”

TELETRABAJO

Hemos tenido que aprender una forma de trabajar diferente y no estábamos preparados. Estamos aprendiendo a teletrabajar mal. “los responsables de empresas, deben aprender primero ellos a dirigir equipos en remoto y después que presenten atención a la consecución de nuevos hábitos para que los trabajadores en remoto se sientan acompañados y monitorizados en ese cambio”

El teletrabajo ha traído lecciones nuevas en el mundo laboral. Estábamos acostumbrados a ir a la oficina y a desarrollar tareas, en algunas ocasiones, sin un “para qué” bien definido y unos objetivos poco concretos “con lo que las tareas se expandían casi interminables”. Y ahora hemos pasado a otro modelo “que se fundamenta en la confianza y el compromiso”, hay que cambiar.

Para ello, Manel Fernandez nos da algunas claves que puden mejorar tanto el bienestar de los empleados como la productividad de la empresa, y no solo en el trabajo remoto:

-Planificar el trabajo el día anterior, para que cuando empieces la jornada tengas claro a donde te tienes que dirigir.

-Las dos primeras horas del día marcan la diferencia en todo lo que ocurra durante el resto de la jornada.

-Trabajar por bloques sin mezclarlo, destinarle en tiempo que necesites y luego pasar a otras tareas una vez finalizado: si están haciendo un Excel, o calculando el IVA, no cojas el teléfono a los clientes, por ejemplo.

-Definir cada día “la tarea roca”, un trabajo que no puedes cambiar y que es muy importante.

-Crear en casa un espacio de trabajo específico en casa siguiendo los principios de ergonomía y con una decoración minimalista para evitar interrupciones.

“Hay más aspectos-subraya- como trabajar la carga aerostática, definir el horario, cumplirlo, fijar plazos de tareas…pero con esto podemos dar una idea a las personas trabajadoras para que aumenten la productividad y sobre todo, para que no vivan en el trabajo”

No hay estudios todavía sobre esta situación, pero un grupo de trabajo creado en la Universidad de Valencia, dirigido por Francisco Trujillo y Daniel Toscani, trabaja sobre desconexión digital y el aumento de la productividad, y en el que participa Manel Fernandez. Necesita mucho apoyo para poder determinar las necesidades de los empleados y las empresas para cumplir objetivos y no dejarse la piel en el intento. Por lo de pronto, nos recomienda dos libros: “Hiperfocus” de Chris Bailey y “trabaja en modo actitud”, que él mismo escribió antes de que la pandemia lo cambiase todo.