Vacaciones y días de asuntos propios, una carrera por agotarlos a final de año

Es habitual dejarse unos días de vacaciones para final de año para celebrar la Navidad. A ello se suman los posibles días de asuntos propios pendientes que caducan el 31 de diciembre. La tecnología ahorra tiempo con los cuadrantes, pero en caso de conflicto cada empresa tiene un criterio.

Volvemos del puente y aún tenemos por delante las vacaciones de Navidad tachando días de los 30 naturales o 22 laborables que corresponden como mínimo por ley al año a cada trabajador. La mayoría de las empresas ya alargan el plazo para poder disfrutar de estos días en los 3 primeros meses del año que viene para que no los perdamos y también para facilitar su disfrute de forma menos concentrada.

“Lo que se está haciendo es una extensión, las vacaciones que según ley deben disfrutarse en el año natural, ya son muchas las empresas que permiten disfrutarlas también en enero, febrero o incluso en marzo” explica a COPE es presidente de la Asociación Española de directores de Recursos Humanos, Jesús Torres. Puede resultar especialmente útil cuando, por convenio o por un acuerdo particular, el trabajador dispone de más días de vacaciones que el que estipula el mínimo legal para poder diversificar la toma de días libres a otros periodos con menos demanda.

No ocurre lo mismo con los días de asuntos propios que requieren de autorización de la empresa, pero no de justificación por parte del empleado que expiran el 31 de diciembre: “al responder a otra casuística que es cogerse un día para cualquier gestión particular o por motivos de conciliación se deben disfrutar dentro del año y aquí suele haber bastante menos flexibilidad por parte de las compañías”. Son días remunerados que el trabajador puede disfrutar por motivos personales.

¿Qué pasa en caso de conflicto?

Directores de Recursos Humanos como Torres que es encargado del personal en el Grupo de Telepizza y Pizza Hut admiten que “las vacaciones suele ser siempre la parte donde quizás hay más polémica porque se trata conjuntar los intereses personales de los empleados que muchas veces coinciden unos con otros con las necesidades de la empresa de dar cobertura y servicio. Puede haber conflictos, pero normalmente se resuelven con acuerdos”.

La primera fórmula que recomienda para gestionar estas vacaciones en una compañía es precisamente dejar que los trabajadores lleguen a un acuerdo sobre las vacaciones de las que cada uno desea disfrutar y hacer esta planificación con tiempo, anualmente si es posible, de forma que tanto los empleados como la empresa puedan organizarse.

“Se debe intentar el llegar a consensos y si esto no funciona, pues será el jefe o el departamento de recursos humanos quien tome la decisión que puede generar mal rollo dentro del departamento o de la empresa y que por ello debe de ser la última solución. Caben muchas posibilidades previas y si en algunas compañías la prioridad la da la antigüedad, en otra se incentiva con días extra a quienes accedan a mover sus vacaciones”, explica Torres.

Sea como sea por ley, cada trabajador debe conocer las fechas de sus vacaciones como mínimo 2 meses antes de disfrutarlas: “con independencia de lo que establezcan los convenios, la ley obliga a hacer una planificación de las vacaciones con como mínimo dos meses de antelación”.

¿Se pueden juntar días de vacaciones con los de asuntos propios?

Al igual que los convenios permiten tener más o menos días de asuntos propios, pueden también imponer limitaciones, entre ellas, que no se pueden solicitar días de asuntos propios justo antes y después de vacaciones, festivos o puentes.

En el caso de los funcionarios, dependerá también del organismo público dónde presten sus servicios. Por ejemplo, en la Administración General del Estado los días de permiso por asuntos particulares no pueden acumularse a los periodos de vacaciones anuales. El Estatuto Básico de los Empleados Públicos (EBEP) establece seis días por año y se conocen como “moscosos”. Se llaman así por el Ministro de la Presidencia que los aprobó Javier Moscoso en 1983 para compensar a los trabajadores porque sus sueldos no se habían actualizado al ritmo de la inflación.

A estos se suman los canosos por antigüedad: 2 días extra al cumplir los seis trienios en la Administración y otro más por cada trienio a partir del octavo y que se conocen como “canosos”. De esta forma, un funcionario con 15 trienios acumulados tendrá 16 días anuales de libre disposición, además de sus vacaciones.

Vacaciones cada vez menos concentradas

Desde hace ya varios años y aunque algunas empresas cierran en agosto y otras obligan por convenio a los trabajadores a cogerse 15 días al menos en los meses de verano, cada vez es más habitual que los trabajadores opten por unas vacaciones más repartidas a lo largo del año.

“Hemos pasado de que agosto sea un mes generalizado de vacaciones para todo el mundo a que la gente vaya distribuyendo sus vacaciones a lo largo del año y en periodos más cortos”, subraya Torres.

Es algo en lo que coincide con Marcelo Dos Reis al frente del grupo SPEC , empresa dedicada al desarrollo y comercialización de soluciones de tecnología de gestión horaria. También en la cada vez mayor presencia de aplicaciones que permiten a los trabajadores hacer sus peticiones de vacaciones y otros días de permiso y obtenerlas, evitando la burocracia que antes era necesaria a la hora de hacer estas solicitudes.

“Los sistemas de peticiones son ya casi todos digitales y cuando esto se vuelca en una planificación que ves en tu pantalla puedes ver quienes están coincidiendo en unas mismas fechas y las necesidades de la empresa esos días para ir a hablar con el o los trabajadores, eso ayuda mucho en la gestión” señala Torres.

Para Dos Reis, la tecnología supone comodidad para los empleados que se evitan hacer trámites y reciben en su móvil la resolución a su petición por escrito y son, sobre todo, un considerable ahorro de tiempo para los responsables de recursos humanos.

“Si antes dedicaban el 80 por ciento de su tiempo en los periodos previos a las vacaciones a volcar todas las peticiones en una hoja Excell ahora con diferentes soluciones solo les lleva un 20 por ciento de ese tiempo y pueden dedicarse a otros asuntos relacionados con la gestión de las personas, como los conflictos por las vacaciones, que un software no puede evidentemente resolver. Estos programas si pueden ser muy útiles, en cambio, para encontrar personas de un determinado perfil para suplir a un compañero que se toma unos días o para calcular cuántas personas es necesario desplegar en días donde está previsto que la facturación se dispare como ocurre en el sector comercial en el periodo navideño”.

Permisos justificados

Además de las vacaciones que corresponden a cada trabajador por mes trabajado y de los días de asuntos propios delimitados por cada convenio, hay permisos adicionales previstos para determinadas situaciones como casarse que lleva aparejado el disfrute de 15 días extra o una mudanza o la operación de un familiar por los que un trabajador puede también solicitar. A diferencia de los días de asuntos propios que pueden tomarse por motivos personales sin necesidad de dar más detalles, estos permisos sí requieren de justificación por parte del trabajador.