Cómo evitar que los gastos empresariales se salgan de control gracias a la digitalización

¿Trabajas en el departamento de Contabilidad o Recursos Humanos y tienes la sensación de perder el control sobre los gastos de tu empresa? Facturas extraviadas, gastos no autorizados o presupuestos que se disparan son solo algunos de los dolores de cabeza que pueden surgir cuando no se tiene un software de control de gastos.

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, donde cada céntimo incide en la rentabilidad de una compañía, mantener una gestión financiera saludable es crucial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier negocio. Sin embargo, problemas como los mencionados más arriba complican la gestión diaria.

Y es que la falta de control sobre los gastos no es un problema menor. Puede erosionar los márgenes de beneficio, afectar a la liquidez e incluso poner en riesgo la viabilidad de la empresa a largo plazo. ¿Te imaginas que descubres que tu empresa ha estado gastando miles de euros en servicios duplicados o que los empleados han estado realizando compras no autorizadas? Estas situaciones son más frecuentes de lo que se suele creer y pueden prolongarse durante meses al pasar desapercibidas.

Por suerte, la tecnología disponible en la actualidad ofrece soluciones para abordar y superar estos desafíos. Mediante la digitalización del control de gastos es posible prevener estos problemas de una forma sencilla, proporcionando también las  herramientas para una gestión financiera más eficiente y estratégica. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo.

Desafíos tradicionales en el control de gastos empresariales

Los métodos tradicionales de control de gastos están plagados de ineficiencias. Hojas de cálculo dispersas, recibos en papel y procesos manuales de aprobación son solo la punta del iceberg. Estos sistemas y formas de trabajar anticuados no solo consumen tiempo, sino que también son propensos a errores humanos.

Con estas prácticas, tener una visión global de los gastos es una tarea titánica. Sin duda, que la información esté dispersa en diferentes departamentos o sistemas no ayuda en absoluto. ¿Cuánto se ha gastado realmente en viajes de negocios este trimestre? ¿Qué departamento está superando constantemente su presupuesto? Responder a estas preguntas puede llevar días o incluso semanas con métodos tradicionales.

A ello hay que añadir otros retos relacionados con el control de gastos: el control de los no autorizados o la falta de justificantes. Estos son difíciles de detectar y prevenir sin un sistema centralizado.

Cómo la digitalización revoluciona el control de gastos

La buena noticia es que la digitalización está transformando radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus gastos. Las soluciones de software modernas ofrecen una gestión automatizada que elimina gran parte del trabajo manual y reduce los errores.

Con el uso de herramientas como el software de control de gastos es posible que los empleados registren sus gastos de manera inmediata a través de una aplicación móvil, lo que ofrece a la empresa una visibilidad y control en tiempo real. Esto facilita la aprobación, rechazo o solicitud de información adicional, y permite exportar los datos a herramientas financieras con un solo clic.

Un ejemplo destacado de esta revolución es Sesame HR, que ofrece una solución integral para la gestión y control de gastos empresariales. Su software centraliza todos los gastos en una única plataforma, permitiendo a los empleados registrar sus gastos de manera inmediata a través de una aplicación móvil.

De este modo, Sesame HR da una visibilidad y un control en tiempo real de la gestión financiera de la organización, facilitando la toma de decisiones financieras. ¿Necesitas exportar los datos a tu sistema de contabilidad? Con un solo clic, puedes integrar toda la información con otras herramientas financieras.

Ventajas de un software de control de gastos

Los beneficios del uso de esta tecnología son múltiples. Los empleados ganan en autonomía y transparencia, mientras que la empresa obtiene un mejor control y análisis de los gastos. Y no olvidemos el ahorro de tiempo: lo que antes podía llevar días o semanas, ahora se realiza en cuestión de minutos. Ahora, vamos a ver estas ventajas en detalle:

• Más allá de la simple automatización. Los beneficios van más allá de la simple automatización. En primer lugar, proporciona una mayor visibilidad y control del presupuesto, lo que facilita que los directivos puedan ver en tiempo real cómo se están utilizando los recursos financieros, permitiendo ajustes rápidos si es necesario.

• Mejores decisiones. Esta visibilidad se traduce en mejores decisiones. ¿Hay áreas donde se podrían realizar ahorros? Con datos precisos y actualizados, los líderes empresariales pueden tomar decisiones estratégicas basadas en hechos, no en suposiciones.

• Reducción de riesgos y errores. El uso de un software de gastos como el de Sesame HR reduce significativamente el riesgo de errores y fraudes. Las aprobaciones automatizadas y los controles integrados hacen que sea mucho más difícil que se produzcan gastos no autorizados o duplicados.

• Mejora en eficiencia y productividad. Esta suma de beneficios (automatización, visión integral, información en tiempo real) se traduce en una mejora de la eficiencia y, por tanto, un aumento de la productividad de los trabajadores de estos departamentos. El tiempo que antes se dedicaba a tareas administrativas y repetitivas ahora puede invertirse en actividades de mayor valor para la empresa.

Como has podido comprobar, la digitalización del control de gastos no es solo una tendencia, es una necesidad en el competitivo mundo empresarial actual. Si aún no has dado el paso hacia la digitalización de los gastos de tu empresa, es hora de considerar seriamente esta opción.

Al automatizar procesos y centralizar la información en una única plataforma, podrás tener una visión clara y precisa de los gastos, tomar decisiones basadas en datos en tiempo real y reducir la posibilidad de errores y fraudes. ¿A qué esperas para dar el salto y hacerte con un software de control de gastos?