Notarios explican qué tienes que hacer si no encuentras las escrituras o el testamento de una herencia: "25 años"

La figura del notario, aunque a menudo desconocida o vista solo como un trámite burocrático, juega un papel fundamental en la vida cotidiana de las personas. Además de ser el encargado de dar forma legal a muchos de los actos más importantes de nuestra vida, los notarios también tienen una misión crucial en la conservación y seguridad de documentos legales, como escrituras y testamentos.

En una entrevista reciente con Carlos Moreno 'El Pulpo' en Poniendo las Calles, Teresa Barea, portavoz del Consejo General del Notariado, explicó con detalle cómo los notarios mantienen a salvo estos documentos y qué hacer si, por alguna razón, no puedes encontrar las escrituras o el testamento de una herencia.

Uno de los temas que más preocupa a las personas cuando se enfrentan a una herencia es la posible pérdida o daño de documentos importantes, como las escrituras de una propiedad o el testamento de un familiar. ¿Qué sucede si no podemos encontrar esos papeles? ¿Nos quedamos sin opción de hacer valer lo que en ellos se dispone? Teresa Barea aclaró que no hay motivo para alarmarse.

Cuando una persona acude a la notaría para realizar un acto jurídico importante, como un testamento o la firma de escrituras, se le entrega una copia del documento firmado. Sin embargo, el original, lo que se denomina "matriz", permanece en el archivo del notario. 

qué tienes que hacer

Este archivo, conocido como *protocolo*, guarda de manera segura todos los documentos firmados, no solo durante un tiempo limitado, sino por un periodo de 25 años. Además, una vez que transcurren esos 25 años, el documento se traslada al archivo correspondiente del Colegio Notarial.

Lo que esto significa es que si alguna vez pierdes la copia del testamento o las escrituras de una herencia, no debes preocuparte. Puedes acudir de nuevo al notario que emitió el documento, quien podrá proporcionarte una nueva copia. Esto es posible porque el notario conserva, de manera permanente, el original de esos documentos en su protocolo. Además, desde hace un año, con la entrada en vigor de la Ley 11/23, se ha incorporado el *protocolo electrónico*, que refuerza la conservación digital de estos documentos, asegurando que siempre estén disponibles y a salvo.

Una de las grandes ventajas de los documentos emitidos por los notarios es que tienen un valor legal superior al de los documentos privados. El notario, como funcionario público, da fe de los actos que se realizan en su presencia, lo que asegura la legalidad de lo que se ha firmado. Esto otorga a los documentos notariales efectos especiales, como el poder ejecutivo, lo que significa que el contenido del testamento o la escritura es directamente ejecutable, sin necesidad de pasar por un procedimiento judicial previo.

En el caso de un testamento, por ejemplo, si una persona ha hecho un testamento ante notario y luego fallece, sus herederos no tendrán que pasar por una larga y compleja validación judicial. El notario ya ha garantizado que el testamento cumple con todos los requisitos legales y tiene validez inmediata.

las escrituras o el testamento de una herencia

Si una persona no puede encontrar un testamento o las escrituras relacionadas con una herencia, no tiene que desesperarse. Como explicó Teresa Barea, el notario siempre tiene un duplicado de esos documentos en su archivo, que está protegido y conservado de acuerdo con la normativa vigente. Si no encuentras el testamento, por ejemplo, lo único que tienes que hacer es acudir a la notaría donde fue firmado. El notario, como parte interesada, podrá proporcionarte una nueva copia, siempre que puedas acreditar tu relación con el documento.

Los notarios también juegan un papel esencial cuando se trata de gestionar herencias. Si los herederos no se ponen de acuerdo o hay problemas para localizar a algún heredero, el notario puede intervenir, incluso en procedimientos que antes eran competencia de los tribunales. Desde la entrada en vigor de la Ley de Jurisdicción Voluntaria en 2015, muchas de las funciones judiciales relacionadas con herencias y particiones de bienes se han trasladado a la esfera notarial, lo que agiliza los procesos y descarga a los tribunales.