¿Por qué es tan importante hacer una buena gestión de los gastos?

Al montar una empresa, una de las tareas menos digitalizadas y que las entidades tienden a olvidar es la gestión de gastos que, a menudo, son sufragados de forma personal por la plantilla y reportados mediante procesos manuales. Esta es la especialización de la fintech Pleo, una solución inteligente para la gestión de gastos cuyo compromiso pasa por democratizar el uso de tecnología financiera entre las pymes, como fórmula para agilizar y aumentar la eficiencia de sus procesos contables.

Fundada en 2015, Pleo defiende la necesidad de que los empleados sepan qué gastos son sufragados por la empresa y cómo pueden tramitarlos de forma ágil y sencilla. En concreto, desde su llegada a España, Pleo descubrió que la gestión de gastos de empleados sigue, en la mayoría de nuestras organizaciones, unos procedimientos poco modernizados, manuales y dependientes del papel. Con su solución, ha conseguido situarse como la solución preferida de más de 20.000 empresas a nivel europeo para la gestión online de sus expenses.

Para que el empleado no tenga que asumir el gasto de una gestión corporativa con su propio dinero y, posteriormente, gestionar el ingreso a su cuenta, Pleo propone una simplificación de este tarea. Cada empleado tiene acceso a una tarjeta de empresa con la que realizar sus compras de trabajo, que pueden reportar directamente desde el móvil, simplemente realizando una fotografía del ticket. Estos gastos aparecen reflejados directamente en la plataforma de Pleo, agrupados en categorías previamente definidas. Así, los equipos contables y directivos adquieren una visión completa, transparente y en tiempo real de todos los movimientos realizados por la plantilla; al igual que se elimina el proceso de revisión y aprobación de las hojas de gastos.

Muchas empresas ya tienen este tipo de servicios, debido a que esta actividad permite a los directivos gestionar y administrar el flujo de gastos de su plantilla. De hecho, tener un orden en la gestión de estos movimientos evita que se presenten problemas económicos en un futuro, ya sean fugas de dinero o algo tan simple como el poder ahorrar en compras innecesarias.

Es el caso de organizaciones que no cuentan con un departamento financiero totalmente digitalizado, este problema repercute directamente a la gestión de gastos, el cual afecta a la mayoría de las empresas. De hecho, solo el 30% cuenta con procedimientos digitales, lo que acarrea no solo problemas de eficiencia, sino también de transparencia, control y derroche de recursos. Esta falta de digitalización conlleva pérdidas económicas (en 4 de cada 10 pymes) y de tiempo. En concreto, el 54 % de las empresas españolas dedica más de dos días al mes a administrar los gastos de sus empleados, una tarea que para el mismo porcentaje de empresas británicas ocupa menos de 8h.

A ello, se suma un desaprovechamiento del talento disponible. En el 62% de las empresas son CEOs o CFOs quienes se encargan de revisar y aprobar los gastos realizados por las plantillas; mientras que en otros países como Reino Unido esta tarea es asumida, principalmente, por managers (43 %) o por perfiles juniors y en prácticas (33 %). Igualmente, la falta de digitalización genera incomodidad entre los empleados. Sumado al papeleo y la necesidad de seguir un proceso tedioso de reporte, la mayoría de los trabajadores (94%) utiliza dinero personal para compras de trabajo, una cantidad que no recupera hasta su siguiente nómina.

Gracias a Pleo, desde pequen?os a grandes negocios pueden contar con una gestio?n ma?s eficiente, controlada y transparente de los movimientos realizados por sus plantillas, a la vez que se aumenta el bienestar de sus empleados. Esto favorece un sistema de reporte ma?s co?modo, directo y tecnolo?gico, posicionándose como la solución para ahorrar el tiempo invertido en procesos que se pueden hacer totalmente digitales.